Nếu gặp sự cố khi lắp đặt và sử dụng tổng đài, ta phải kiểm tra để xác định hư hỏng bên trong tổng đài hay là hư do các phụ kiện và thiết bị ở ngoài tổng đài như mất điện, máy điện thoại hư, đứt dây, đường dây Bưu Điện không tốt,...

Sau đây là một số lỗi thường gặp và cách kiểm tra:

Tổng đài không hoạt động:

Kiểm tra dây nguồn, công tắc nguồn, ổ cắm điện.

Tất cả máy nội bộ không có tín hiệu:

Kiểm tra lại nguồn.

Một hoặc một số máy nội bộ không có tín hiệu:

Kiểm tra máy điện thoại và dây.

Có thể dùng một máy điện thoại tốt và một dây tốt cắm vào jack của tổng đài để xác định jack tổng đài có bị hỏng không.

Máy nội bộ có tín hiệu nhưng gọi cho máy khác không được:

Kiểm tra máy điện thoại, thử đổi máy điện thoại khác.

Máy nội bộ gọi đi được nhưng máy khác gọi đến không được:

Kiểm tra số nội bộ của máy đó, phần chuông của máy điện thoại còn hoạt động không.

Gọi nội bộ được nhưng gọi ra ngoài không được:

Kiểm tra máy điện thoại có bị cấm gọi ra không.

Kiểm tra các đường dây của Bưu Điện.

Máy nội bộ gọi ra ngoài được nhưng ở ngoài gọi vào không được:

Lập trình cho phép máy nội bộ nhận chuông, máy nhận chuông phải hoạt động tốt.

Nếu sử dụng DISA thì khi gọi vào phải nhấn số nội bộ thì máy nội bộ mới đổ chuông.

Chuyển máy không được:

Tổng đài chỉ cho phép chuyển cuộc gọi khi đang đàm thoại với người ở bên ngoài, đang gọi nội bộ thì không chuyển được.

Nếu có sử dụng tính năng tính cước cuộc gọi, các cuộc gọi ra bên ngoài chỉ được phép chuyển khi tổng đài bắt đầu tính cước cho cuộc gọi đó.

Kiểm tra bản phím của máy điện thoại, đổi điện thoại khác để thử.

DISA không hoạt động:

Vào chế độ lập trình và dùng lệnh 81 để nghe thử bản tin, nếu chưa thu âm bản tin thì dùng lệnh 80 để thu âm.

Dùng lệnh 41 để mở chế độ DISA.

Tổng đài không xuất dữ liệu cước qua máy tính:

Lập trình đầy đủ các lệnh cần thiết cho tính năng xuất cước. Các mã lệnh cân thiêt: 42 (có sử dụng xuất cước), 43 (có sử dụng đảo cực), 44 (xuất cước liên tục), 60 ( nhập giờ-phút-giây), 61 (nhập ngày-tháng-năm).

Chọn đúng loại tổng đài và cổng COM trên máy tính.

Nếu có sử dụng dịch vụ đảo cực phải kiểm tra tín hiệu đảo cực trên đường dây của Bưu Điện.