Cách chọn hệ thống điện thoại là cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp. Nó là cách chúng ta giao tiếp với các đối tác, các chi nhánh và khách hàng hay nhân viên các phòng ban. Bạn chỉ cần chọn đúng nhà cung cấp và đại lý cho các nhu cầu của bạn. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn những điều cơ bản của một quyết định, khi thảo luận về các nhà cung cấp về hệ thống tổng đài điện thoại tiềm năng. 

Chúng ta sẽ thảo luận về hệ thống văn phòng điện thoại nhỏ và các hệ thống được sử dụng bởi các tập đoàn lớn hơn, giá trung bình, lợi thế và bất lợi giữa các hệ thống khác nhau và hệ thống thuật ngữ điện thoại, do đó bạn có thể thiết lập các đường dây thông tin doanh nghiệp của bạn với một sự tự tin.
Tầm quan trọng của việc lựa chọn các hệ thống điện thoại
Cho dù một doanh nghiệp nhỏ hoặc một công ty lớn, hệ thống điện thoại đều giữ nhiều vai trò, tạo nên bộ mặt của công ty, hình thành cảm nhận trong khách hàng của bạn, hình ảnh làm việc chuyên nghiệp. Nếu khách hàng không thể hiểu bạn, bạn sẽ không thể bán sản phẩm dẫn đến năng suất giảm. Mặt khác, hệ thống điện thoại phải nâng cao giá trị nhận thức cho doanh nghiệp trong mắt của khách hàng và dẫn đến tăng năng suất nhân viên.
- Khi lựa chọn hệ thống, hãy nhớ rằng vấn đề không chỉ là về chi phí. Tổng đài điện thoại không phải rẻ. Tuy nhiên, khi bạn xem xét hình ảnh lớn hơn - giá trị đích thực mà hệ thống điện thoại mang lại cho công ty bạn. Hãy suy nghĩ không chỉ về các tính năng bạn cần trong một tổng đài điện thoại, mà cả những gì bạn sẽ cần trong tương lai để tiết kiệm chi phí trong dài hạn.
- Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng tại Việt Nam thị phần tổng đài nội bộ thường đựơc chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Erission, Avaya, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, IntelBras,Adsun, LG, IP… và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun,…
- Đầu tiên, cần xem xét công ty của bạn cần bao nhiêu đường truyền và phần mở rộng. Bạn cần cộng số lượng nhân viên và sự tăng trưởng của công ty, lẫn số lượng nhân viên trong tương lai gần. Hãy chắc chắn bao gồm tổng số phần mở rộng cho các máy fax, modem, và các thiết bị thẻ tín dụng đầu cuối nếu sử dụng cho nhu cầu của bạn. Và mục tiêu mở rộng trong tương lai của bạn là gì?
- Cho dù bạn có kế hoạch phát triển chủ động, hoặc sự phát triển công ty còn tương đối nhỏ trong một thời gian nhiều năm, lưu ý điều này vì nó rất quan trọng trong quyết định của bạn. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ bổ sung thêm nhân viên biên chế của bạn và các trạm làm việc thêm trong vài năm tới, xem xét việc này trong quyết định của bạn. Nó luôn luôn tốt hơn nếu bạn đánh giá quá cao và có nhiều dòng hơn cần thiết, hơn là đánh giá thấp và khách hàng nhận được một tín hiệu bận rộn.
Chọn bao nhiêu dòng bạn cần trong 2-3 năm tiếp theo, trong khi bạn chỉ có thể có bốn hoặc năm người lao động ngày nay, nó có khả năng sẽ là một rắc rối lớn, chưa kể đến một khoản chi phí cắt cổ, để chuyển đổi từ một hệ thống KSU-ít hơn một hệ thống điện thoại PBX. Không lập kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai có thể tạo ra một sự tốn kém sai lầm trong tương lai.
Những phụ kiện và các tùy chọn nào bạn cần?
- Các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ID người gọi, quay số, giữ âm nhạc, hội nghị, và các tùy chọn loa ngoài đều có sẵn và có thể là một tài sản có giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Hộp thư thoại là một điều cần thiết cho bất kỳ hệ thống điện thoại văn phòng. Khi thảo luận về nhu cầu của bạn với các nhà cung cấp tổng đài điện thoại, hãy xem xét những tính năng như hộp thư thoại có thể không bao gồm và đi kèm với một thẻ giá bổ sung.
- Với sự nổi lên của công nghệ di động, bạn cũng có thể yêu cầu tổng đài điện thoại báo cho thiết bị di động của bạn khi nhận được một tin nhắn, từ đó cho phép bạn phản ứng nhanh chóng bất kỳ thời gian trong tuần hoặc ngày.
- Lưu ý rằng không phải tất cả các hệ thống điện thoại văn phòng đều cần có khả năng xử lý các tính năng này và bạn sẽ cần phải thảo luận những gì quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn với các nhà cung cấp.

Tag: Tổng đài,tong dai, tong dai dien thoai, tổng đài điện thoai,he thong tong dai dien thoai, hệ thống tổng đài,lắp đặt tổng đài điện thoại, phân phối tổng đài điện thoại, nâng cấp tổng đài điện thoai, sửa chữa tổng đài điện thoại