Phần mềm tính cước tổng đàI nội bộ VCtel billing 2009 là sự lựa chọn hoàn hảo, thuận tiện cho Quý Khách sạn , Công Ty , Văn phòng về việc Quản lý chí phí điện thoại đến từng cán bộ , nhân viên của minh là một giải Pháp tiễt kiểm và hiệu quả nhất, mang lại ý thức cao cho toàn bộ cán bộ, nhân viên khi sử dụng điện thoại vv…
Chương trình quản lý các nghiệp vụ của khách sạn như buồng, khách..., đồng thời kết hợp với phần tính cước tổng đài nội bộ, hỗ trợ nhiều loại tổng đài, chạy ổn định và cho phép truy cập dữ liệu qua mạng; giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều đặc tính nổi bật như sau:
 Giao diện trực quan với mô hình phòng, thông qua đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết các phòng đang có khách, phòng trống.. và các thông tin về cuộc gọi điện thoại được tính cước tức thời.
Quản lý hoàn toàn các nghiệp vụ từ khâu khách vào, khách nghỉ tại khách sạn, chi tiêu của khách.. cho tới khi khách thanh toán.
Nhận cước liên tục, ổn định không sai sót. Tự động nhận và tính cước gọi ra khỏi tổng đài liên tục, online. Khi có cuộc gọi kết thúc, chương trình sẽ thể hiện ngay trên màn hình các thông tin về tiền cước, số máy chủ gọi, bị gọi ..
 Lưu trữ số liệu cước trong thời gian dài. Tất cả các cuộc gọi của khách đều được lưu giữ vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng sau này.
Tính cước theo bảng cước và cách tính cước của Bưu điện, sau đó cộng thêm % dịch vụ. người sử dụng có thể thay đổi số % dịch vụ tuỳ ý. Lập thêm bảng cước mới , định dạng lại cách tính cước Block theo Bưu điện, Block trước = bao nhiêu , Block sau = bao nhiêu phần này rất mềm dẻo
Các rất nhiều báo cáo, hoá đơn đa dạng, rất thuận tiện và đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu quản lý bằng tiếng Anh và tiếng Việt.:
In theo số máy ( chi tiết , tổng hợp ) .
In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào đó, trên đường trung kế bao nhiêu vvv... )
In theo nhóm Account Code : ( In theo phòng (ban) làm việc chi tiết hay tổng hợp In báo cáo công việc chung, công việc riêng, tiền cước lớn, thời gian gọi lớn, tới một số máy nào đó, trên đường trung kế bao nhiêu vvv... )
In theo Pin code & Họ và Tên người gọi ( In từng PinCode, nhiều PinCode, In theo nhóm pincode, phòng ban , in chi tiết hay tổng hợp ) Về PinCode nay rất phù hợp nhiều tổng đài Panasonic, Siemens, Phillip. Nec, Acatel...vv ( Chạy bất kỳ một loại tổng đài nào ) là loại tổng đài Ip của Panasonic KXTDA30 , KXTDA100, KXTDA200, KXTDA600 hộ trợ lên 1000 Account code
In báo cáo công việc chung, công việc riêng
In theo mục đích cần in
In báo cáo số gọi đến
In thời gian gọi lớn
In báo cáo hai ngôn ngữ tiếng Anh hay tiếng Việt
- Có nhiều chế độ lựa chọn mềm dẻo, phù hợp đối với chính sách của các khách sạn khác nhau như : tuỳ chọn tính cước nội hạt, tỷ giá, phòng-số máy, miễn cước...
- Có các chức năng cho phép cập nhật thay đổi bảng cước: nội địa, quốc tế, định ngưỡng giảm giá ban đêm, ngày lễ...
- Có chức năng tính cước Online, Off-line
- Có các chức năng bảo mật, phân quyền (không thể tự ý sửa đổi số liệu, đổi bảng cước...).
- Có các chức năng sao lưu dự phòng –khôi phục dữ liệu đề phòng sự cố.
- Tuân thủ các vấn đề năm 2009.
A- TRẠNG THÁI HOẠT ĐỘNG
Chương trình phải được đảm bảo luôn hoạt động 24/24 để tránh mất cước
- Khi kết thúc mỗi cuộc gọi ra, sẽ xuất hiện 1 bản tin cước chi tiết trên màn hình: chủ gọi, bị gọi, nơi gọi, thành tiền... quá trình này diễn ra tức thời, on-line.
- Một số chức năng quan trọng được bảo mật, đòi hỏi phải nhập đúng Username và Password. Tên đăng ký ngầm định khi mới cài đặt là Admin, mật khẩu là amin. User Admin có toàn quyền đối với mọi chức năng của chương trình, và sẽ dùng để phân quyền cho các User khác.
Trong khi chương trình đang hoạt động, bạn có thể hoàn toàn sử dụng các chương trình khác như Word, Exel... .
B- CÁC CHỨC NĂNG KHAI THÁC TẠI LỄ TÂN:
1- Xem điện thoại chi tiết
+ Truy cập vào chức năng Xem điện thoại
+ Sử dụng Menu Báo cáo/Xem chi tiết cuộc gọi
2- Xem báo cáo điện thoại
Chế độ xem báo cáo trên màn hình cho phép định dạng khổ giấy, phóng to/thu nhỏ (Zoom) toàn bộ báo cáo và có thể kết xuất ra rất nhiều loại định dạng khác nhau để phục vụ cho việc quản lý, các kiểu khuôn dạng có thể kết xuất ra là:
*  Màn hình, Máy in, Bảng tính Excel (nhiều version), Winwords, Rich Text Format -RTF File, Text File, HTML, Crystal Report, Vào CSDL thông qua ODBC....
* Truy nhập vào chức năng báo cáo về điện thoại: chọn trên menu Báo cáo/Hoá đơn điện thoại.
* Chương trình cung cấp chức năng báo cáo rất mềm dẻo, đa dạng và tiện lợi phục vụ hữu hiệu cho người quản lý; cho phép in báo cáo về các chỉ tiêu cước phí với các tuỳ chọn như sau:
+ In báo cáo chi tiết, tổng hợp.
+ In báo cáo công việc chung, công việc riêng
+ In báo cáo theo mã pin ( chi tiết hay tổng hợp, phân theo nhóm, phòng ban, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )
+ In theo Account Code hoặc theo Họ và Tên người gọi ( Nhiều Người cùng lúc chi tiết hay tổng hợp, In báo cáo công việc chung, công việc riêng )
+ In báo cáo theo số gọi vào cho từng máy lẽ, hay tất cả
+ In theo tất cả các máy nhánh hoặc theo từng máy nhánh.
+ In theo khoảng thời gian tuỳ chọn
+ In theo nhóm ( Phòng ban ) theo tên từng bộ phận
+ In tất cả các loại cuộc gọi, hoặc chỉ lựa chọn một số loại như chỉ in quốc tế, quốc tế + liên tỉnh, di động... ( phân từng loại cho từng loại cước )
+ In các cuộc gọi ra một số máy nào đó bên ngoài.
+ In các cuộc gọi có thời gian gọi dài.
+ In các cuộc gọi có tiền cước lớn.
+ In các cuộc gọi ra theo một trung kế nào đó.
+ In báo cáo theo một loại tiền nào đó (VND hoặc USD) hoặc kết hợp cả 2 loại.
+ In báo cáo bằng ngôn ngữ tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
+ Tuỳ chọn in thẳng ra máy in hoặc xem trên mà hình trước khi in.
Tất cả các điều kiện tuỳ chọn trên có thể kết hợp với nhau tạo ra rất nhiều loại báo cáo khác nhau.
C. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
I. Phòng và số điện thoại (Menu Room & Extension)
* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Phòng trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Phòng & Máy nhánh.
* Khai báo danh sách các phòng và số máy nhánh thuộc khách sạn.
+ Cập nhật số phòng, số máy nhánh, tên phòng, tên nhóm,... và nhân nút Cập nhật.
+ Trường hợp sửa lại, chọn số phòng cần sửa trong danh sách, các thông tin cũ sẽ hiện ra để cho phép sửa lại.
II- Bảng giá cước điện thoại
* Truy nhập vào chức năng này: Click vào Bảng giá trên thanh công cụ hoặc chọn trên menu Hệ thống/Các bảng cước.
* Để sửa đổi bảng cước phải vào mật khẩu quản trị, nếu không bạn chỉ được quyền xem dữ liệu.
Các thao tác với bảng cước nội địa (domestic) và bảng cước quốc tế (International) tương tự như nhau, tuy nhiên bảng cước nội địa tính theo đơn vị phút đầu/block sau bằng tiền VND; bảng cước quốc tế tính theo đơn vị phút đầu/block sau bằng tiền USD theo đúng quy định.
Các thao tác thực hiện như sắp xếp theo m• Code, theo tên vùng (bằng cách nháy vào tên cột) hoặc có thể tìm kiếm m• code, tên vùng bằng cách gõ điều kiện tìm vào mục Tìm nhanh và ấn Enter.
Để thêm mục cước mới, vào bằng quyền quản trị (admin), di chuyển tới cuối bảng và gõ bản tin cước mới vào.
- Bạn có thể cập nhật hàng loạt những vùng cước có cùng vùng giá bằng chức năng Cập nhật giá cước mới theo Group.
- Có thể in bảng cước ra giấy bằng nút Print.
+ Bạn có thể thay đổi luật tinh cước theo bưu điện thay đổi theo block trược và block sau , và lập thêm bảng cước mói , thêm phần % cước dịch vụ cho từng loại cước, rất mềm dẻo cho quý khách sử dụng
III- Khai báo giảm giá cước
Cho phép định nghĩa các điều kiện giảm giá cước; ví dụ những cuộc gọi trong những ngày lễ, vào ban đêm... có thể được giảm giá theo một tỷ lệ nào đó.
+ Định nghĩa các ngày lễ (cả chủ nhật) để giảm giá trong năm.
+ Định nghĩa khoảng thời gian giảm giá về ban đêm (theo quy định), ngầm định là 23h00 hôm trước tới 7h00 hôm sau.
Với những điều kiện về thời gian như trên, các cuộc gọi sẽ được giảm giá theo tỷ lệ được định nghĩa như sau:
+ Các cuộc gọi liên tỉnh, di động được giảm giá theo tỷ lệ “Discount for Domestic”.
+ Các cuộc gọi quốc tế được giảm giá theo tỷ lệ “Discount for International call”.
Nếu tỷ lệ=0 có nghĩa không thực hiện giảm giá.
IV- Miễn cước nội hạt
Một số trường hợp khách sạn có chính sách vẫn tính cả cước điện thoại nội hạt bình thường; nhưng áp dụng miễn giảm cho một số khách quen. Trong trường hợp này có thể chọn mục miễn cước nội hạt (menu Hệ thốn/Miễn giảm điện thoại nội hạt).
Thao tác miễn cước nội hạt cần thực hiện với từng phòng (chọn trong danh sách), chọn thời gian miễn giảm ....
D- THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG
Các thông số ngầm định của chương trình được đặt trong menu Hệ thống/Tham số hệ thống, các thông số này cần rất cẩn thận khi khai báo. Kết thúc mỗi thay đổi trong các mục cần chọn Update để ghi lại.
+ Tên cơ quan, khách sạn: Hiển thị tên cơ quan/khách sạn và không thể thay đổi được; Tên cơ quan/khách sạn này đ• được khai báo ở lần đầu tiên chạy chương trình và được dùng để cấp bản quyền sử dụng; vì vậy nếu thực sự có nhu cầu cần thay đổi tên cơ quan/khách sạn cần liên hệ với người cung cấp chương trình.
+ Bank: Nhập tên tài khoản/ngân hàng thanh toán (Nếu có).
+ Services Added: Nhập tỷ lệ phần trăm dịch vụ cộng thêm vào giá thành của mỗi cuộc gọi. Như vậy, giá tiền của một cuộc gọi bằng giá tiền tính theo bảng giá cước cộng thêm phần trăm dịch vụ; tỷ lệ service cộng thêm của các cuộc gọi nội địa (domestic) và quốc tế (international) có thể khác nhau.
+ Telephone Service rate: Phí dịch vụ điện thoại (%). Cước của mỗi cuộc điện thoại của khách sẽ được cộng thêm số phần trăm này.
+ Rates: nhập tỷ giá quy đổi ngoại tệ VND/USD .
+ Mục “Store zero-charged call”: cho phép chọn/không chọn lưu trữ trong máy tính những cuộc gọi có tiền cước =0, tức là những cuộc gọi chưa thành công hoặc có tiền cước nhỏ.
+ Display Zero-charged calls: Cho phép chọn/không chọn hiển thị lên màn hình những cuộc gọi có tiền cước =0.
• Mục Special
+ Delay Second: Cho phép điều chỉnh khoảng thời gian trễ trước khi tính cước . (Một số tổng đài không có tín hiệu đảo cực, khi nhấc máy gọi ra ngoài, tổng đài PABX không phân biệt được cuộc gọi có thành công hay không và vẫn cấp tín hiệu ghi cước sau một thời gian trễ nào đó (ví dụ 10s); vì vậy cần thiết đặt thời gian trễ trong chương trình để bỏ qua các cuộc gọi nhỏ hơn thời gian cho phép).
+ Skip locall call: Cho phép lựa chọn bỏ qua không tính cước nội hạt.
+ Các thiết lập cổng COM (Com Port và Setting) kết nối với cổng cước (SMDR) của tổng đài PABX.
Lưu ý: không tự thay đổi mục này vì các thông số này đ• phải được thiết lập đúng khi cài đặt ban đầu, nếu thay đổi sẽ làm máy tính không nhận được tín hiệu cước từ tổng đài.
 + Re-Open Comport: Cho phép mở cưỡng ép cổng COM theo cấu hình mới vừa chọn mà không phải khởi động lại chương trình.
• Mục CDR:
Cho phép khai báo các tham số cài đặt của mẫu tin cước của các loại tổng đài khác nhau. Chọn tổng đài cần làm việc trong danh sách.
+ Kiểu ngày gọi, độ dài, vị trí bắt đầu.và chọn Update, trên màn hình sẽ hiện tên tổng đài đ• được chọn, các mục phía dưới là nội dung của bản tin cước lấy ra từ tổng đài.
+ Khi muốn thay đổi thông thông tin về bản tin cước (CDR format), chọn Modify.
Lưu ý: Phần CDR này phải được thiết lập đúng khi cài đặt chương trình, cần người có hiểu biết mới có thể thay đổi, nếu không chương trình sẽ nhận sai tín hiệu cước.
E- SAO LƯU/KHÔI PHỤC DỮ LIỆU
a. Backup Database:
- Chức năng này cho phép sao lưu 1 phần số liệu trong CSDL ra 1 file ngoài. Bạn phải chỉ ra tên file đích, chọn số liệu trong khoảng thời gian từ Ngàygiờ - > ngày giờ ..
- Nếu chọn chức năng Delete Selected Data..., sau khi sao lưu xong, chương trình sẽ tự xoá những dữ liệu trên ở trong CSDL để đảm bảo CSDL không quá lớn.
b. Restore Database:
Khôi phục những dữ liệu đ• backup từ 1 file .MDB vào CSDL của hệ thống.
F- Billing Offline
Chức năng cho phép tính cước từ 1 file dữ liệu bên ngoài.
IX- Quản trị người sử dụng (User Admin),
Chương trình có yêu cầu mức độ bảo mật khác nhau; các chức năng thao tác thông thường như in ấn báo cáo, xem thông tin... do bộ phận lễ tân, trực điện thoại đảm nhiệm và có thể thực hiện tự do không ảnh hưởng tới hoạt động của hệ thống. Tuy nhiên, các chức năng quan trọng như thiết lập các tham số, sao lưu, khôi phục dữ liệu, sửa bảng cước hoặc kết thúc chương trình... đòi hỏi phải do người được uỷ quyền thực hiện và có mật khẩu để bảo mật.
Chức năng User Admin cho phép thêm, xoá người sử dụng có thể thao tác chương trình này. Bạn có thể gán các quyền cho các người sử dụng khác nhau.
Thông qua chức năng này, quản trị có thể gán các quyền hạn truy cập đối với từng nhóm người sử dụng khác nhau.
 
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
1. Chuẩn bị phần cứng
- Chuẩn bị máy tính PC với cấu hình tối thiểu như sau:

• IBM compatible Pentium 3 MHz trở lên.
• 256 MB RAM
• 200 Megabytes đĩa cứng trống.
• 01 cổng COM (Serial port) để kết nối với cổng SMDR của tổng đài.
• 01 cổng chuột (COM hoặc PS/2)
• 1 Printer port để in báo cáo.

-  Kết nối cáp tín hiệu nối tiếp (Null modem) từ cổng SMDR của tổng đài với cổng COM của máy tính.
Chú ý:
+ Khoảng cách giữa tổng đài và máy tính nên nhỏ hơn 3m; nếu xa hơn có thể hoạt động không ổn định do nhiễu đường dây truyền tín hiệu RS232.
+ Hầu hết các tổng đài có cổng ra cước theo chuẩn RS-232C (25 chân) hoặc RS-232(9 chân); tuy nhiên có một số là chuẩn V24. Đặc biệt một số tổng đài như Philips Sopho IS80 có cổng SMDR đ• đấu chéo chân bên trong, vì vậy phải dùng cáp serial đấu thẳng (Null Modem).
Quý Khách lưu ý Nếu muốn tính cước chính xác thì phảI đăng ký tính hiệu đảo cực đường thuê bao Quý Khách đang sử dụng
2. Cài đặt phần mềm
+ Cài đặt hệ điều hành: Chương trình có thể hoạt động tốt trên bất cứ hệ điều hành Windows nào như Windows 95, Windows 98, WinMe, Windows NT, Windows 2000, Windows XP
+ Cài đặt máy in ngầm định để in báo cáo.
+ Cài đặt chương trình
Chương trình chứa trên đĩa CD hoặc bộ đĩa mềm.
Chạy file Setup.exe và theo các hướng dẫn trên màn hình để cài đặt.
- Trước khi cài đặt chương trình, nên thoát hết các chương trình khác lại để tránh xung đột. Một số trường hợp, chương trình Setup báo không copy đè được một số file (như MSVCRT.dll) do các đang được mở; trong trường hợp này chọn Bỏ qua (Ignore) để tiếp tục.
3. Thiết lập cấu hình ban đầu
- Chương trình chạy lần đầu sẽ đề nghị thiết lập một số thông số ban đầu như tên đơn vị/doanh nghiệp, cấu hình cổng COM.... Bạn cần đặt các thông số cấu hình để chương trình hoạt động chính xác (Nói ở phần III-2-b); các thông số có thể cài đặt sau.
- Khi chạy chương trình lần đầu, màn hình sẽ hiện số Code của máy, và yêu cầu bạn gõ số giấy phép sử dụng (Bản quyền – License Key). (Nếu bạn chưa có số Serial Number, hay ghi số Code này ra giấy và báo hoặc E-mail cho chúng tôi để nhận số Serial Number hợp lệ).
- Nếu chưa có License key, bạn có thể cài đặt dùng thử chương trình. chương trình dùng thử (Trial Version) có đầy đủ các chức năng của bản đăng ký nhưng chỉ hoạt động trong vòng 30 ngày kể từ khi cài đặt, hoặc chỉ lưu trữ tới 1000 cuộc gọi.