Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.
Hệ thống tổng đài giúp bạn có một mạng thông tin liên lạc giữa các máy nội bộ trong DN, cũng như từ các máy nội bộ ra bên ngoài một cách thuân tiện, ít tốn kém nhất. Bạn cũng có thể quản lý hệ thống điện thoại của mình bằng cách cho phép hay không cho phép một máy nào đó trong nội bộ thực hiện các cuộc gọi ra ngoại tỉnh, di động,...
Sơ đồ tổng quan:

Lợi ích khi dùng tổng đài
Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:
Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.
Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí,có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.
Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.