Hiện nay, điện thoại qua Internet (VoIP) được sử dụng khá rộng rãi qua phần mềm như Skype, YM; các thiết bị điện thoại IP, điện thoại thông minh (smartphone), VoIP Gateway... Đối với các doanh nghiệp nhiều chi nhánh đã có sẵn hạ tầng mạng Internet, các trang thiết bị liên lạc nội bộ như tổng đài điện thoại... vì sao lại không ứng dụng các giải pháp VoIP, FoIP, hội nghị truyền hình qua mạng để tiết giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh?

Bài viết sẽ giới thiệu các giải pháp sử dụng VoIP, FoIP, gọi điện thoại quốc tế có phí qua thẻ cào của nhà cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, gọi VoIP miễn phí sử dụng điện thoại di động kết nối qua tổng đài điện thoại nội bộ phục vụ nhu cầu liên lạc trong nội bộ doanh nghiệp với các trang thiết bị dễ tìm, dễ mua và dễ cấu hình.

Việc thực hiện các cuộc gọi VoIP khá đơn giản như các cuộc gọi thông thường, đặc biệt thông qua tổng đài nội bộ, cuộc gọi VoIP không còn bó hẹp trong phạm vi nhỏ mà có thể sử dụng cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Các cuộc gọi VoIP đến đều thông qua lễ tân hoặc hộp trả lời tự động, điều này tạo thuận lợi cho người sử dụng.

Giả sử doanh nghiệp có một trụ sở chính và một chi nhánh. Để triển khai giải pháp VoIP kết hợp tổng đài, doanh nghiệp cần trang bị, lắp đặt các trang thiết bị cho mỗi điểm như sau: 

1/ Đường truyền Internet có IP tĩnh nhằm đảm bảo việc truy cập Internet ổn định cũng như nâng cao hiệu suất hoạt động của giải pháp VoIP ; và về sau doanh nghiệp có thể triển khai thêm các ứng dụng gia tăng khác như lưu trữ tập tin (file), hội họp qua mạng...

2/ Tổng đài dùng tín hiệu tương tự (analog, có giá thấp hơn so với tổng đài IP). 

3/ Router ADSL có tích hợp tính năng VoIP, FoIP vừa sử dụng cho kết nối Internet vừa dùng cho giải pháp thoại, fax qua mạng mà không cần phải trang bị hai thiết bị riêng biệt. 

4/ Máy điện thoại bàn thông thường. 

5/ Máy fax thông thường.

Hình 1

Trước tiên, chúng ta cần hiểu các khái niệm, thuật ngữ cơ bản về VoIP, tổng đài... Như đã biết, khi bạn đăng ký dịch vụ điện thoại, bưu điện sẽ “kéo” một đường dây đến nhà. Bưu diện thông qua dây điện thoại (gọi tắt là PSTN) sẽ cấp âm hiệu thoại (tone) cho máy điện thoại và lúc này bạn có thể liên lạc, giao tiếp với mọi người.

Hình 2

Cần lưu ý: máy điện thoại thông thường (máy ĐT) không thể tự cấp tone, chẳng hạn bạn nối trực tiếp hai máy ĐT với nhau thì cũng không thể gọi nhau được. Vậy máy ĐT cần được cấp tone mới có thể thực hiện thoại.

Đối với các doanh nghiệp, do có nhiều người sử dụng điện thoại nên cần đến tổng đài để phân phối thoại cho tất cả mọi người. Chẳng hạn, tuy doanh nghiệp chỉ có 1 đường dây điện thoại nhưng nếu có tổng đài điện thoại nội bộ thì có thể phục vụ cho hơn 10 nhân viên. Tổng đài điện thoại nội bộ (gọi tắt tổng đài), là thiết bị vừa nhận tone (từ PSTN), vừa cấp tone cho các máy điện thoại. 
Trên tổng đài sẽ có các cổng giao tiếp với ký hiệu CO, Ext. CO được gọi là trung kế hay cổng vào, nói nôm na là cổng nhận tone. Ext là cổng ra hay cấp tone. Vậy cổng trên máy ĐT cũng là CO. 

Hình 3

Tương tự, trên các thiết bị VoIP cũng có các cổng nhận tone (FXO) và cấp tone (FXS). 

Nếu doanh nghiệp cần thường xuyên gửi nhận nội bộ các bản hợp đồng, tài liệu... giữa hai điểm, ngoài các biện pháp như quét tài liệu, email, truyền nhận file qua mạng thì chúng ta còn có thể sử dụng giải pháp fax nội bộ qua mạng Internet (FoIP - Fax over IP). Có hai giao thức cần quan tâm là T30 và T38. T30 là giao thức sử dụng trên các máy fax tương tự (analog) thông thường, có nhiệm vụ mã hóa và giải mã văn bản truyền nhận trên đường dây điện thoại. T38 là giao thức dùng chuyển đổi giữa tín hiệu analog - đã được T30 mã hóa – và tín hiệu số truyền trên Internet.

Hình 4

Vì Internet là môi trường mạng không ổn định, dễ mất gói tin (sử dụng VoIP, đôi lúc bạn có thể nghe tiếng nói bị đứt quãng) nên khi fax nếu gói tin bị mất thì phải truyền lại. Việc này gây mất nhiều thời gian, do đó giao thức T38 ngoài việc chuyển đổi tín hiệu, còn giúp truyền nhận fax thời gian thực, ổn định. T38 gồm hai cách thức kiểm lỗi để đảm bảo gói tin truyền dẫn luôn thông suốt đó là cơ chế kiểm tra và cơ chế dữ liệu dự phòng. Nếu đầu nhận kiểm tra thấy mất gói, nó sẽ tự trích lấy phần dữ liệu dự phòng đã được gửi đi. 

Hình 5

Bài viết sử dụng tổng đài điện thoại analog Panasonic KX-TES824 (khung chuẩn 3 cổng vào, 8 cổng ra), router ADSL Vigor2700V tích hợp 2 cổng FXS, máy điện thoại bàn, máy fax thông thường để thực nghiệm các giải pháp.

Giải pháp 1: Doanh nghiệp lắp đặt tại mỗi điểm gồm tổng đài analog KX-TES824 cùng với ba đường dây PSTN (hai đường nối vào CO tổng đài nhằm đảm bảo nhu cầu liên lạc của nhân viên với khách hàng, đối tác và một đường nối trực tiếp vào máy fax để gửi nhận fax với bên ngoài). Giữa trụ sở chính và chi nhánh sử dụng một đường VoIP nội bộ, một đường FoIP nội bộ. 

Hình 6

Trước tiên chúng ta cần cấu hình tổng đài cho phép khi gọi ra ngoài, ví dụ nhấn số 9 (hình 7), gọi VoIP nhấn số 82 (tùy bạn thiết lập) và xác lập thông số giữa các CO nhằm đảm bảo CO gọi PSTN và CO dùng cho VoIP nội bộ không “trượt” lẫn nhau.

Tiếp theo chúng ta sẽ cấu hình VoIP cho trụ sở và chi nhánh. Bạn cần đảm bảo cả hai đầu Vigor2700V đều đã kết nối Internet ổn định. Trước khi cấu hình, bạn cần quan tâm các thông số trong bảng bên dưới.

Hình 7

Đăng nhập vào Vigor2700V, thiết lập các thông số cho VoIP và FoIP. Trước tiên bạn cần cấp số VoIP cho cổng FXS1 và số FoIP cho cổng FXS2 (như cách bưu điện cấp số điện thoại cho bạn). Sau đó cấu hình các thông số mã hóa, giải mã (codec) cho VoIP , FoIP. VoIP có codec mặc định G.729A/B (8Kbps). Riêng FoIP, do hoạt động với giao thức T38 và codec G.711MU (64Kbps), ta cần thiết lập lại các thông số này. Kết quả sau khi thực hiện thiết lập codec VoIP , FoIP cho trụ sở và chi nhánh. (Lưu ý, IP tĩnh trong bài chỉ là ví dụ và thay đổi tùy nhà cung cấp dịch vụ.)

Hình 8

Bước tiếp theo, cần thiết lập danh bạ điện thoại giữa hai điểm. Hình 10 cho kết quả sau khi đã thiết lập xong danh bạ tại trụ sở (gọi, fax đến chi nhánh).

Tương tự, kết quả sau khi thiết lập xong ở chi nhánh (gọi, fax đến trụ sở). 

Khi chúng ta đã cấu hình xong ở hai đầu. Bạn vào mục VoIP /SIP Account sẽ thấy chữ R ở phần “Status” hiện lên. Chứng tỏ giao tiếp giữa hai đầu đã thông.

Hình 9

Cách thực hiện gọi VoIP qua tổng đài:

- Tại trụ sở: máy nhánh nhấn 82 chờ nghe tone “u u u u” nhấn tiếp 999#. Máy ĐT lễ tân phía chi nhánh đổ chuông, bạn sẽ nghe được giọng nói ngọt ngào của lễ tân.

Hình 10

- Tại chi nhánh: máy nhánh nhấn 82 chờ nghe tone “u u u u” nhấn tiếp 888#. Máy ĐT lễ tân tại trụ sở đổ chuông, bạn sẽ nghe được giọng nói oanh vàng của lễ tân.

Cách fax FoIP: 

Hình 11

- Tại trụ sở: nhấc máy fax, chờ nghe tone “u u u u” nhấn 919#. Máy fax phía chi nhánh đổ chuông, chờ nhận tín hiệu fax và thực hiện fax.

- Tại chi nhánh: nhấc máy fax, chờ nghe tone “u u u u” nhấn 818#. Máy fax tại trụ sở đổ chuông, chờ nhận tín hiệu fax và thực hiện fax.

Hình 12

Cách gọi điện thoại thông thường qua PSTN. Nhấn số 9, chờ nghe tone “u u u u”, nhấn tiếp số điện thoại cần gọi.

Nếu trong quá trình chờ tone, bạn nghe tiếng “tút tút tút”, có nghĩa đường dây đang bận.

Hình 13

Giải pháp 2: Một ngày nào đó, phòng kinh doanh tại trụ sở chính đề nghị bạn triển khai giải pháp gọi quốc tế với chi phí thấp vì sếp của họ đang đi công tác 6 tháng tại nước ngoài. Bạn muốn tận dụng trang thiết bị hiện có và nhận thấy nhu cầu sử dụng FoIP nội bộ không nhiều. Vậy bạn có thể cấu hình lại cổng FXS2 cho phép phòng kinh doanh gọi sếp của họ thông qua các thẻ gọi VoIP quốc tế nạp sẵn trên Vigor 2700V. 

Các thông số quan trọng bạn cần lưu ý khi cấu hình gọi quốc tế.

Với Vigor2700V, sau khi xác lập xong các thông số, ở mục VoIP /SIP Account, bạn sẽ thấy phần Index2/Status có chữ R, nghĩa là bạn đã đăng ký thành công đến nhà cung cấp dịch vụ gọi quốc tế. 

Do lúc này, cổng FXS2 đã nối vào CO2 tổng đài, nên tổng đài cần thiết lập một số dùng gọi VoIP quốc tế, chẳng hạn số 83. 

Cần lưu ý, cấu hình tổng đài để khi nhấn số 9 gọi PSTN, nếu đường CO3 bận thì sẽ không trượt sang CO2, CO1 - đang sử dụng cho VoIP nội bộ và VoIP quốc tế. 

Hình 14

Thực hiện cuộc gọi quốc tế thông qua nhà cung cấp dịch vụ. Tại máy nhánh nhấn 83, chờ nghe tone “u u u u” nhấn tiếp 00 + mã quốc gia + số điện thoại cần gọi + #. Chờ vài giây, bạn sẽ nghe được giọng nói ấm áp của sếp.

Hình 15

Giải pháp 3: Sau 6 tháng, sếp phòng kinh doanh trở về nước, đề nghị bạn thiết lập giải pháp gọi điện thoại chi phí thấp để đội ngũ kinh doanh ở bất kỳ đâu cũng có thể liên lạc nội bộ về trụ sở chính công ty. Bạn thấy rằng hầu hết nhân viên kinh doanh đều sử dụng điện thoại thông minh (smartphone) có hỗ trợ VoIP và nhu cầu gọi quốc tế cũng không còn cần thiết. Bạn sử dụng lại cổng FXS2 để thiết lập VoIP cho phép giao tiếp với các smartphone (được tích hợp sẵn phần mềm thoại VoIP). Cách thức cấu hình tương tự cách gọi điện thoại quốc tế, nhưng bạn sẽ không phải tốn bất kỳ chi phí nào vì mọi cuộc gọi đi/đến đều thông qua nhà cung cấp dịch vụ VoIP miễn phí - draytel.org. Các smartphone sử dụng mạng Internet Wi-Fi công cộng - cũng thông qua draytel.org - để thực hiện cuộc gọi đi/đến công ty (Tham khảo ID: A0712_150).

Hình 16

Giải pháp 4: Do việc gọi PSTN liên lạc với khách hàng không nhiều và phòng kinh doanh cũng không còn nhu cầu sử dụng VoIP miễn phí kết nối smartphone nhưng việc liên lạc nội bộ giữa trụ sở và chi nhánh khá thường xuyên. Bạn quyết định tạm ngưng một đường PSTN và kết nối cổng FXS2 vào CO tổng đài để có thêm một đường VoIP nội bộ phục vụ việc liên lạc giữa hai điểm. Khi có cuộc gọi đến, nếu đường VoIP 1 bận thì cuộc gọi sẽ tự động chuyển sang đường VoIP 2, và ngược lại. 

Hình 17

Việc cấu hình tổng đài, VoIP nội bộ tương tự giải pháp 1, 2. Các thông số bạn cần quan tâm khi cấu hình trên Vigor2700V.

Các giải pháp trong bài viết chỉ giới hạn sử dụng mô hình tổng đài analog có khung chuẩn và thiết bị VoIP chỉ có 2 cổng thoại. Tuy nhiên, bạn có thể mở rộng tổng đài, tăng thêm CO, Ext hoặc trang bị VoIP Gateway có nhiều cổng hơn. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể chọn từng giải pháp riêng lẻ hoặc tất cả các giải pháp trên.