Khi lập kế hoạch cho một hệ thống điện thoại mới hoặc nâng cấp một hệ thống cũ, bạn nên dành thời gian để xác định các yêu cầu của mình trước tiên. VoIP là tương lai của truyền thông kinh doanh. Nó có thể rẻ hơn đến 60% so với hệ thống điện thoại truyền thống, nó có khả năng mở rộng nhanh chóng và vô hạn và bao gồm một loạt các tính năng nâng cao không có trên các hệ thống điện thoại truyền thống.
Chọn điện thoại có công nghệ thoại qua internet cho các cuộc gọi VoIP của bạn theo nhu cầu có thể nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, trước khi tiếp cận các nhà cung cấp giải pháp, hãy dành chút thời gian để trả lời các câu hỏi sau và xây dựng danh sách các yêu cầu của bạn trước khi lựa chọn điện thoại VOIP phù hợp cho doanh nghiệp mình.
- Bạn đang sử dụng loại hệ thống điện thoại nào? Điện thoại truyền thống hay điện thoại VoIP?
- Nếu bạn có một hệ thống VoIP là hệ thống đặt tại trụ sở hay được lưu trữ trên đám mây?
- Ai sẽ sử dụng điện thoại mới? Làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa?
- Có bao nhiêu người sẽ cần một chiếc điện thoại?
- Họ cần những tính năng và chức năng nào? IVR, ghi âm cuộc gọi, thư thoại qua email?
- Họ sẽ nhận được bao nhiêu cuộc gọi đến cùng một lúc?
- Bạn sẽ cần định tuyến cuộc gọi đến nhiều phòng ban hoặc văn phòng?
- Ngân sách của bạn là bao nhiêu?
- Tốc độ kết nối Internet hiện tại của bạn là bao nhiêu? Kiểm tra ở đây
- Bạn có nguồn CNTT nội bộ chuyên dụng không?

Điện thoại cho mọi người
- Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng tất cả các điện thoại được tạo ra như nhau, các tính năng của điện thoại VoIP có thể được điều chỉnh cho phù hợp với công việc của từng người dùng. Vì vậy, cho dù bạn có bộ phận bán hàng, hỗ trợ, tiếp thị hay giám đốc hãy tìm hiểu nhu cầu của họ và sau đó tìm một chiếc điện thoại và bộ tính năng phù hợp với họ. Ví dụ: bán hàng sẽ cần một mô-đun mở rộng để giải quyết một danh bạ điện thoại lớn, hỗ trợ sẽ cần ghi âm cuộc gọi và các giám đốc sẽ cần một đường dây VIP và định tuyến cuộc gọi thông qua PA hoặc lễ tân ảo.
Văn phòng của bạn
- Kích thước và vị trí văn phòng của bạn sẽ quyết định một số khía cạnh của cơ sở hạ tầng cần thiết cho hệ thống điện thoại mới của bạn. Tuy nhiên, một số quyết định sẽ bị ảnh hưởng bởi cách văn phòng của bạn hoạt động.
+ Số lượng nhân viên có cố định hay có biến động không?
+ Bạn sẽ gửi hoặc nhận một lượng lớn dữ liệu trong khi gọi?
+ Bạn có yêu cầu một dòng an toàn hoặc mã hóa cho thông tin nhạy cảm?
+ Bạn sẽ tổ chức các cuộc gọi hội nghị?
+ Bạn có văn phòng ở nước ngoài không?
- Khi bạn đã có câu trả lời và danh sách các tính năng có lợi, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về các yêu cầu của mình. Thông tin này sẽ là vô giá khi bạn bắt đầu tiếp cận các nhà cung cấp hệ thống điện thoại.

Top 10 mẹo hàng đầu để chọn đúng nhà cung cấp hệ thống điện thoại VoIP
– Hệ thống điện thoại hoặc nhà cung cấp dịch vụ VOIP hệ tại bạn đang sử dụng là gì?
+ Điện thoại VOIP là gì nếu nó không tương thích với hệ thống điện thoại hoặc nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang sử dụng? Với sự ra đời của hệ thống điện thoại mã nguồn mở, các nhà cung cấp dịch vụ SIP và BYOD nghĩ rằng mọi điện thoại IP đều dể dàng hoạt động với mọi hệ thống PBX hoặc dịch vụ điện thoại. Thật không may đây không phải là trường hợp đó vì vậy hãy chắc chắn bạn biết tất cả các giao thức và codec được hỗ trợ bởi hệ thống điện thoại VoIP và nhà cung cấp VoIP của bạn.
– Ai sẽ sử dụng điện thoại VOIP?
+ Tùy thuộc vào chức năng công việc (hoặc vị trí) của người sử dụng điện thoại IP, sẽ có một số chức năng khác nhau theo nhu cầu và mỗi người sẽ được mỗi tính năng khác nhau trong Điện thoại VoIP. Hãy lựa chọn một chiếc điện thoại phù hợp với nhu cầu của họ. Ví dụ như điện thoại lễ tân, điện thoại dành cho giám đốc điều hành,…
– Những tính năng và chức năng nào mà người / vị trí cần?
+ Hầu hết mọi người đều muốn các tính năng tiêu chuẩn trong điện thoại như Call Waiting, Call Transfer, Call Parking, Conference, vv. Những gì bạn cần tìm kiếm là những nhu cầu như một speakerphone, một màn hình hiển thị lớn và khả năng sidecar để mở rộng thêm. Sử dụng các đề xuất ở trên nếu bạn không thể nói chuyện với từng người dùng một cách cá nhân.
- Có bao nhiêu cuộc gọi đến người/ vị trí sẽ nhận được tại một thời điểm?
+ Đây là một câu hỏi quan trọng vì nó sẽ xác định có bao nhiêu line điện thoại xuất hiện điện thoại IP nên có. Trong khi nhân viên văn phòng trung bình có thể sẽ ổn với 3 đến 5 lần xuất hiện, các nhà điều hành, quản trị viên và nhân viên lễ tân thường cần đến hơn 10 lần xuất hiện.
- Điện thoại VOIP sẽ được sử dụng bao nhiêu trong một lần?
+ Nếu một người đang gọi điện thoại cả ngày mỗi ngày, họ có thể xứng đáng với điện thoại chất lượng cao hơn. Ngay cả khi họ không xứng đáng sử dụng điện thoại chất lượng cao hơn, một điện thoại chất lượng cao sẽ kéo dài hơn dưới sự sử dụng thường xuyên hơn là điện thoại chất lượng thấp hơn. Trong nhiều khía cạnh bạn nhận được những gì bạn phải trả cho, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn mua điện thoại IP chất lượng cao hơn cho những người cần nó.
– Bạn có một điện thoại VOIP với khả năng định tuyến?
+ Có rất nhiều văn phòng chỉ có một mạng Ethernet chạy trên một máy trạm. Nếu đây là trường hợp cả máy tính để bàn và điện thoại IP sẽ cần phải chia sẻ một kết nối Ethernet. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần một điện thoại IP với hai cổng RJ45 Ethernet.
+ Nếu văn phòng của bạn đã có mạng LAN thoại (riêng mạng thoại), bạn nên có một đường truyền Ethernet thả xuống máy tính để bàn chỉ dành cho điện thoại IP. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng một điện thoại IP có một cổng RJ45 Ethernet (và tiết kiệm chi phí cho điện thoại IP).
-  Bạn sẽ dùng Power Over Ethernet với triển khai này?
+ Nếu bạn hiện đang sử dụng nguồn qua mạng dây Ethernet(Power over Ethernet), bạn sẽ cần một điện thoại IP có hỗ trợ Power over Ethernet. Nếu bạn không sử dụng Power over Ethernet và chỉ cần sử dụng nguồn điện AC chắc chắn rằng bạn có một ổ cắm thêm tại mỗi trạm làm việc để điện thoại IP.
- Giao thức và bộ giải mã nào mà nhà cung cấp dịch vụ / hỗ trợ IP PBX của bạn?
+ Hầu hết các điện thoại IP trên thị trường hỗ trợ SIP và tất cả các codec thoại chính như G.711, G.729, vv Thông thường, nhà cung cấp hoặc hệ thống điện thoại của bạn chỉ có thể hỗ trợ H.323, MGCP hoặc SCCP điện thoại IP tương thích hoặc Điện thoại IP hỗ trợ mã GSM.
- Ngân sách của bạn là gì?
+ Tin hay không, điện thoại IP có thể dao động từ $ 40 đến trên $ 400 một cái. Mặc dù giá không bao giờ là yếu tố quan trọng nhất trong việc chọn Điện thoại IP, điều quan trọng là bạn phải có ngân sách dành cho điện thoại IP của mình vì bạn không muốn phải trả giá quá cao. Ngân sách cũng sẽ buộc bạn phải xem xét kỹ lưỡng những tính năng và chức năng quan trọng nhất đối với bạn.

- Tham gia cuộc cách mạng điện thoại VoIP
+ Khi bạn đã nghiên cứu và lập bản đồ các yêu cầu về nhân viên và văn phòng của mình, bạn sẽ sẵn sàng làm việc với nhà cung cấp dịch vụ điện thoại mà bạn đã chọn để tạo hệ thống điện thoại mới của mình. Sau đó, bạn sẽ tham gia ngày càng nhiều các doanh nghiệp sử dụng hệ thống điện thoại dựa trên đám mây để cải thiện dịch vụ và giảm chi phí của họ.

Nếu bạn muốn bất kỳ trợ giúp nào trong việc lập kế hoạch hệ thống điện thoại kinh doanh mới của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất

Mọi thông tin chi tiết Tổng đài xin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIÊN KẾT TOÀN CẦU - GTC
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 024 777 99 777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://lapdattongdaidienthoai.com 

Tag: lựa chọn hệ thống điện thoại VoIP phù,5 mẹo tối ưu hóa tổng đài VOIP, Yealink UVC 40 camera hội nghị truyền hình,  Điện thoại IP Yealink T3 Series,  Zoom Cloud Meetings, Phần mềm họp hội nghị Zoom Pro,  Tổng đài 1900, tổng đài 1800, Tổng đài điện thoại, tổng đài nội bộ,